Why Your Team Needs a Campfire Meeting Every Month

After helping teams restructure, one of the most impactful practices I recommend is holding a campfire meeting every month. Unlike your typical project-focused discussions, a campfire meeting is dedicated solely to your team’s structure. It’s a moment to step back, reflect, and adapt to changes in roles, responsibilities, and goals. Here are five compelling reasons why you shouldn’t wait years to rethink how your team operates:

In the day-to-day whirlwind of work, roles often evolve without anyone noticing. A task that started as a one-time favour might become a permanent responsibility. Over time, this can create confusion about who owns what. A campfire meeting is the perfect opportunity to discuss these shifts, identify which changes need to stick, and ensure everyone is on board with the updated structure.

Take the example of a team member who unofficially takes on extra duties during a busy period. Without proper discussion, this added workload can become their new normal, leading to burnout or resentment. By openly addressing role shifts, your team can avoid these pitfalls and maintain clarity around responsibilities.

The future is never static, and neither should your team structure be. Use this time to look ahead at the next few months. Are there new projects, challenges, or opportunities on the horizon? Do you need to bring in new skills, create additional roles, or form specialised working groups? Addressing these questions proactively will set your team up for success.

For example, if your organisation plans to launch a new product or expand into a different market, you might need to create a cross-functional team or hire specialists. Anticipating these needs in advance ensures that your team can hit the ground running when the time comes.

Workload imbalances can quickly lead to burnout or frustration. A campfire meeting allows the team to openly discuss whether everyone is coping with their responsibilities. Have roles expanded beyond what’s manageable? Do some tasks need to be redistributed? By keeping a regular pulse on workload, you can maintain a healthier, more resilient team.

This step also fosters a culture of honesty and support. When team members feel comfortable sharing their struggles, it becomes easier to find solutions collectively. Additionally, leaders can identify patterns and address systemic issues that contribute to uneven workloads.

When new strategic goals come from above, they often lack clarity on how to implement them. If these goals aren’t assigned to specific roles, they’re unlikely to happen. The campfire meeting is a space to decide how these objectives fit into the team’s structure. Who will take ownership? Are there gaps that need addressing? This ensures alignment between strategy and execution.

Consider a scenario where your organisation prioritises sustainability. Without assigning this objective to specific team roles, the goal might remain a lofty ideal rather than an actionable plan. By discussing these priorities in the campfire meeting, you can integrate them into your team’s workflow and track progress effectively.

Every team member has aspirations and goals. Some may be eager to grow into new roles, while others might want to hand off responsibilities they’ve outgrown. By regularly discussing these preferences, you bring clarity and transparency to individual development paths. This not only boosts morale but also ensures the right people are in the right roles.

For instance, a team member interested in leadership might take on a mentorship role, while someone looking to specialise could shift focus to a particular skill set. These discussions show that the organisation values its people and is invested in their growth.

To get the most out of your campfire meetings, follow these tips:

• Set a Clear Agenda: While the meeting should be flexible, having a basic structure ensures you cover all critical points. Include time to discuss roles, workload, upcoming changes, and personal development.
  
  

• Create a Safe Space: Encourage open and honest communication by fostering a non-judgmental environment. Team members should feel comfortable sharing concerns and ideas.
  
  

• Document Changes: Keep track of decisions and updates made during the meeting. This documentation helps maintain accountability and serves as a reference for future discussions.
  
  

• Follow Up: Assign specific actions and review them at the next meeting. This keeps the team aligned and ensures that decisions lead to tangible results.
  
  
  

Teams that hold monthly campfire meetings report significant improvements in wellbeing, resilience, and performance. By creating a structured space for reflection and adaptation, you’re empowering your team to stay aligned, balanced, and prepared for whatever comes next. These meetings not only enhance team dynamics but also strengthen the organisation as a whole.

Don’t wait years to rethink your team structure. Start holding campfire meetings now and watch your team thrive. This small but powerful practice can transform the way your team works together, helping you navigate change with confidence and clarity.

Nach der Umstrukturierung von Teams empfehle ich eine der wirkungsvollsten Praktiken: jeden Monat ein Campfire-Meeting abzuhalten. Anders als bei typischen projektorientierten Besprechungen widmet sich ein Campfire-Meeting ausschließlich der Struktur Ihres Teams. Es ist ein Moment, um innezuhalten, zu reflektieren und sich an Veränderungen in Rollen, Verantwortlichkeiten und Zielen anzupassen. Hier sind fünf überzeugende Gründe, warum Sie nicht jahrelang warten sollten, um darüber nachzudenken, wie Ihr Team arbeitet:

Im hektischen Alltag entwickeln sich Rollen oft, ohne dass es jemand bemerkt. Eine Aufgabe, die als einmaliger Gefallen begann, könnte zu einer dauerhaften Verantwortung werden. Mit der Zeit kann dies zu Verwirrung darüber führen, wer was besitzt. Ein Campfire-Meeting ist die perfekte Gelegenheit, diese Veränderungen zu besprechen, herauszufinden, welche Änderungen Bestand haben sollen, und sicherzustellen, dass alle mit der aktualisierten Struktur einverstanden sind.

Nehmen Sie das Beispiel eines Teammitglieds, das während einer arbeitsreichen Zeit zusätzliche Aufgaben übernimmt. Ohne richtige Diskussion kann diese zusätzliche Arbeitsbelastung zu seiner neuen Normalität werden, was zu Burnout oder Unmut führen kann. Indem Rollenänderungen offen angesprochen werden, kann Ihr Team diese Fallstricke vermeiden und die Klarheit über Verantwortlichkeiten bewahren.

Die Zukunft ist niemals statisch, und das sollte auch die Struktur Ihres Teams nicht sein. Nutzen Sie diese Zeit, um die nächsten Monate in den Blick zu nehmen. Gibt es neue Projekte, Herausforderungen oder Chancen am Horizont? Benötigen Sie neue Fähigkeiten, müssen Sie zusätzliche Rollen schaffen oder spezialisierte Arbeitsgruppen bilden? Diese Fragen proaktiv anzugehen, wird Ihr Team für den Erfolg rüsten.

Zum Beispiel, wenn Ihre Organisation plant, ein neues Produkt zu lancieren oder in einen anderen Markt zu expandieren, müssen Sie möglicherweise ein funktionsübergreifendes Team bilden oder Spezialisten einstellen. Diese Bedürfnisse im Voraus zu antizipieren, stellt sicher, dass Ihr Team startklar ist, wenn es darauf ankommt.

Ungleichgewichte in der Arbeitsbelastung können schnell zu Burnout oder Frustration führen. Ein Campfire-Meeting ermöglicht es dem Team, offen darüber zu sprechen, ob alle mit ihren Aufgaben zurechtkommen. Haben sich Rollen über das hinaus erweitert, was machbar ist? Müssen einige Aufgaben umverteilt werden? Indem Sie regelmäßig die Arbeitsbelastung überprüfen, können Sie ein gesünderes, widerstandsfähigeres Team aufrechterhalten.

Dieser Schritt fördert auch eine Kultur der Ehrlichkeit und Unterstützung. Wenn Teammitglieder sich wohl fühlen, ihre Probleme zu teilen, wird es einfacher, gemeinsam Lösungen zu finden. Darüber hinaus können Führungskräfte Muster erkennen und systemische Probleme ansprechen, die zu ungleichen Arbeitsbelastungen beitragen.

Wenn neue strategische Ziele von oben kommen, fehlt oft die Klarheit darüber, wie sie umgesetzt werden sollen. Wenn diese Ziele nicht bestimmten Rollen zugewiesen werden, werden sie wahrscheinlich nicht erreicht. Das Campfire-Meeting ist ein Raum, um zu entscheiden, wie diese Ziele in die Struktur des Teams passen. Wer wird die Verantwortung übernehmen? Gibt es Lücken, die gefüllt werden müssen? Dies stellt sicher, dass Strategie und Umsetzung aufeinander abgestimmt sind.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Ihre Organisation Nachhaltigkeit priorisiert. Ohne dieses Ziel bestimmten Teamrollen zuzuweisen, bleibt es möglicherweise ein ehrgeiziges Ideal, anstatt ein umsetzbarer Plan zu sein. Indem Sie diese Prioritäten im Campfire-Meeting besprechen, können Sie sie in den Arbeitsablauf Ihres Teams integrieren und den Fortschritt effektiv verfolgen.

Jedes Teammitglied hat Ziele und Ambitionen. Einige möchten in neue Rollen hineinwachsen, während andere Verantwortlichkeiten abgeben möchten, die sie überholt haben. Durch regelmäßige Diskussionen über diese Vorlieben schaffen Sie Klarheit und Transparenz für individuelle Entwicklungspfade. Dies steigert nicht nur die Moral, sondern stellt auch sicher, dass die richtigen Personen in den richtigen Rollen sind.

Ein Beispiel: Ein Teammitglied, das an Führung interessiert ist, könnte eine Mentorenrolle übernehmen, während jemand, der sich spezialisieren möchte, sich auf eine bestimmte Fähigkeit konzentrieren könnte. Diese Diskussionen zeigen, dass die Organisation ihre Mitarbeiter wertschätzt und in deren Wachstum investiert.

Um das Beste aus Ihren Campfire-Meetings herauszuholen, folgen Sie diesen Tipps:

• Setzen Sie eine klare Agenda: Obwohl das Meeting flexibel sein sollte, stellt eine Grundstruktur sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte abdecken. Planen Sie Zeit ein, um Rollen, Arbeitsbelastung, bevorstehende Änderungen und persönliche Entwicklung zu besprechen.
  
  

• Schaffen Sie einen sicheren Raum: Ermutigen Sie zu offener und ehrlicher Kommunikation, indem Sie ein wertfreies Umfeld fördern. Teammitglieder sollten sich wohl fühlen, Bedenken und Ideen zu teilen.
  
  

• Dokumentieren Sie Änderungen: Halten Sie Entscheidungen und Aktualisierungen, die während des Meetings getroffen werden, fest. Diese Dokumentation hilft, Verantwortung zu bewahren, und dient als Referenz für zukünftige Diskussionen.
  
  

• Folgen Sie nach: Weisen Sie spezifische Aktionen zu und überprüfen Sie sie beim nächsten Meeting. Dies hält das Team auf Kurs und stellt sicher, dass Entscheidungen zu greifbaren Ergebnissen führen.

Teams, die monatliche Campfire-Meetings abhalten, berichten von erheblichen Verbesserungen in Bezug auf Wohlbefinden, Widerstandsfähigkeit und Leistung. Indem Sie einen strukturierten Raum für Reflexion und Anpassung schaffen, ermächtigen Sie Ihr Team, ausgerichtet, ausgeglichen und auf alles vorbereitet zu bleiben, was kommt. Diese Meetings verbessern nicht nur die Dynamik im Team, sondern stärken auch die gesamte Organisation.

Warten Sie nicht jahrelang, um die Struktur Ihres Teams zu überdenken. Beginnen Sie jetzt mit Campfire-Meetings und sehen Sie zu, wie Ihr Team aufblüht. Diese kleine, aber wirkungsvolle Praxis kann die Arbeitsweise Ihres Teams revolutionieren und Ihnen helfen, Veränderungen mit Vertrauen und Klarheit zu meistern.